Monday, December 27, 2010

PERANAN DAN TEKNIK PENGENDALIAN DALAM MANAJEMEN

A. PENGERTIAN PENGENDALIAN

Pengendalian yaitu bagian dari pengetahuan prilaku terapan (applied behavioral science) yaitu berbagai cara melakukan mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaaan atau organisasi yang dianggap baik. Berdasarkan asumsi-asumsi tertentu.

Yang dimaksud dari “Dianggap baik” yaitu :

· Tolak ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi yang berjalan secara efisien, efektif dan produktif.

· Apresiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.

Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian manajemen . makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks.

Jadi pengendalain dapat diartikan sebagai sebuah system yang terdiri dari beberapa subsistem yang saling berhubungan yaitu pemograman , penganggaran, pelaporan akuntabilitas dan kinerja serta system pendelegasian wewenang untuk membantu manajemen suatu organisasai /perusahaan untuk mencapai tujuannya melalaui strategi tertentu secara efisien dan efektif.

B. JENIS-JENIS PENGENDALIAN

1.Pengendalian Pendahuluan

Pengendalian ini memastikan bahwa sebelum kegiatan dimulai, maka sumber daya manusia, bahan dan modal yang diperlukan sudah dianggarkan sehingga bilaman kegiatan dilakukan, maka sumber daya tersebut tersedia, baik menyangkut jenis, kualitas, kuantitas, maupun sesuai dengan kebutuhan.

2. Pengendalian Bersamaan

Dalam hal ini, manajer melakukan fungsi pengarahan kepada pekerjaan bawahannya. Pengarahan yang dimaksud, yaitu melalui tindakan ketika mereka memberikan instruksi kepada bawahan dalam berbagai metode dan prosedur yang layak serta mengawasi pekerjaan bawahan untuk menjamin supaya pekerjaan dikerjakan dengan baik.

3. Pengendakian Umpan Balik

Sistem pengendalian umpan balik biasanya berfokus pada hasil-hasil akhir sebagai dasar perbaikan berbagai tindakan masa depan. Metode umpan balik yang dipakai dalam bisnis meliputi analisis laporan keuangan, pengendalian kualitas, dan evaluasi kinerja karyawan.

C. PROSES PENGENDALIAN

Orang yang sukses adalah orang yang terorganisasi dengan baik, memiliki tujuan hidup , memiliki pengendalian diri dan cinta dalam hatinya. Itu juga berlaku unutk perusahaan/ organisasi . untuk mencapai kinerja optimal , perusahaan (organisasi) haruslah terorganisasi dengan baik , memiliki visi dan misi , memiliki daya pengendalian manajemen dan mencintai pengetahuan yang bisa membantu orang untuk menciptakan kondisi yang kondusif untuk proses pengambilan keputusan yang tepat. Salah satu pengetahuan itu adalah Sistem Pengendalian Manajemen.

Sistem pengendalain manajemen yang baik sebenarnay formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi . pengendalain manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain , terdiri dari proses :

1. Pemorgaman (Programing)

Perusahaan menentukan program-program yang dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

2. Penganggaran (Budjeting)

Program yang telah direncanakan secara terperinci dinyatakan dalam satuan moneter untuk suatu periode tertentu , biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggung jawaban.

3. Operasi dan Akuntansi (Operation and Accounting)

Dilaksanakan pencatatan berbagai sumber daya yang digunakan dari penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut , digolongkan sesuai dengan program yang telah diterapkan pusat-pusat tanggung jawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar pemograman dimasa datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan unutk mengukur kinerja para manager.

4. Laporan dan Analisis

Tahapan ini merupakan yang paling penting karena menutup suatu siklus dari prose pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggung jawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

D. KARAKTERISTIK PENGENDALAIN YANG EFEKTIF

Ciri-ciri dari pengendalian yang efektif

· Proses berawal ketika director mencari informasi tentang aktivitas, director ini dapat berupa system informasi baik formal maupun informal, yang menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu aktifitas.

· Setelah informasi diperoleh , aktifitas yang terekam di dalamnya dibandingkan dengan standart atau patokan berupa criteria mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa jauh juga pembenaran.

· Proses perbaiakn dilaksanakan oleh efektir, sehingga penyimpangan-penyimpangan diubah agar kegiatan kembali mengikuti criteria yang telah ditetapkan.

· Begitulah propses pengendalian manajemen , dinamis dan berkelanjutan.

E. PERANCANGAN SISTEM PENGENDALIAN

Tidak ada sistem yang baik dan buruk , yang ada adalah suatu desain system pasfit dengan lingkinagn bisnis yang dihadapi oleh organisasi. Suatu system dengan lingkunagn tempat system tersebut digunakan untuk menjadikan system tersebut efektif untuk menjalankan bisnis dilingkungan tersebut. Oleh karena itu mendesain system pengendalian manajemen, karakteristik lingkungan bisnis yang dimasuki oleh organisasi merupakan dasar untuk mendesain system tersebut. Pendekatan penyusunan system seperti itu disebut Contingency Approach.

Lingkungan bisnis ibarat suatu territorial, untuk menjelajahi diperlukan suatu peta. Peat yang menggambarkan lingkungan bisnis yang dihadapi oleh manajemen disebut paradigm the way we see the world. Paradigm tertentu kta memandang dunia yang dihadapi, dan denagn paradigma ini kita bersikap dan bertindak. Serta berdasarkan paradigma tersebut kita mendesain system suatu alat yang kita digunakan untuk mengorganisasikan berbagai sunber daya untuk mewujudkan system.

Setiap sistem terdiri dari dua bagian: struktur dan proses . struktur sistem merupakan komponen-komponen yang berkaitan satu sama lainnya. Proses sitem merupakan suatu tahap yang harus dilalui untuk mewujudkan system. Proses system menjelaskan bekerjanya masing-masing komponen pembentuk system (struktur) dalam mewujudkan suatu system. Setiap system yang kita desain merupakan kompetensi tertentu untuk menjalankan system pengendalian manajemen disebut Manajemen Skill

F. PENGENDALIAN KEUANGAN

Manajemen keuangan adalah suatu kegiatan perencanaan , pengangaraan , pemeriksaan , pengelolaan , pengendalian , pencarian dan penyimpanan dana yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.

Untuk mengendalikan keuangan dan memperoleh informasi financial , manajer menggunakan anggaran dan laporan dari berbagai kepala department. Anggaran merupakan program kondisi operasi yang diperkirakan untuk periode tertentu dimasa depan. Tahap pengendalian anggaran tidak hanya sekedar menyusun perencanaan perbandingan data operasi actual dengan data perencanaan perlu dilakukan sehingga perbedaan kedua data dapat diidentifikasi. Melalui anggaran dan laporan berkala, manajemen berusaha mencapai sasaran berikut :

· Menyediakan prosedur perencanaan pendapatan

· Memberikan sarana koordinasi kegiatan berbagai komponen perusahaan.

· Membangun basis control manajerial melalui pengawasan personalia

· Memotifasi individu dengan menciptakan iklim penghematan biaya.

Dikantor besar dimana manajer kantor menjadi pengendali atau wakil presiden layanan administrative, ia akan meneriam laporan dari berbagai kepala department seperti, supervisor manajemen data, korespondensi, dan akuntansi. Manajer kantor harus memeriksa laporan tersebut, kemudian menggabungkannya kedalam laporan yang mencakup semua kegiatan manajemen informasi , dan meyerahkannya kepada direktur anggaran, yang bertanggung jawab membuat laporan dan laporan keuangan sebagai berikut :

1. Anggaran utama untuk periode pembukuan fiscal

2. Ringakasan perbandinagn data actual dengan angaran

3. Neraca tahunan dan laporan pendapatan

sumber : http://www.google.co.id/teknik-pengendalian-sistem

0 comments:

Post a Comment